Minimum danych i jasny cel ich użycia

Przetwarzam dane podane bezpośrednio przez Ciebie w korespondencji, przy wysyłaniu prośby o termin, płatności, wystawieniu faktury i podczas konsultacji psychologicznych. Mogą to być dane identyfikacyjne i kontaktowe, wybrany termin, dane rozliczeniowe, treść oświadczeń i korespondencji oraz minimalne informacje potrzebne do udzielania konsultacji. Przy otwieraniu kalendarza lub korzystaniu ze strony dostawcy technologii mogą otrzymywać również dane techniczne, takie jak adres IP, identyfikatory urządzenia, typ przeglądarki i czas żądania.

Formularz Cal.com służy tylko do wysłania prośby o termin i zbiera imię oraz adres e-mail. Nie należy wpisywać w nim, w e-mailu, SMS-ie ani tytule przelewu opisu zdrowia, diagnozy, objawów lub przyczyny zgłoszenia. Nie wyszukuję dodatkowych informacji o klientach w mediach społecznościowych.

W niezbędnym zakresie z danych mogą korzystać dostawcy wspierający realizację usługi: Cal.com, Inc. (formularz prośby o termin), Cloudflare, Inc. (DNS, statyczny hosting i ochrona strony), Apple lub właściwa spółka z grupy Apple (poczta iCloud), Google (Google Calendar i Google Meet), inFakt sp. z o.o. (fakturowanie i linki płatnicze) oraz dostawca rachunku bankowego lub operator wskazany przy płatności. W zależności od konkretnej usługi podmioty te działają jako podmioty przetwarzające na moje polecenie albo jako odrębni administratorzy na podstawie prawa i własnych warunków.

Dane mogą być również przekazane podmiotom świadczącym obsługę księgową, prawną lub informatyczną na podstawie odpowiedniej umowy i obowiązku poufności, uprawnionym organom, gdy wymaga tego prawo, oraz służbom ratunkowym lub osobie bliskiej, gdy spełnione są ustawowe przesłanki ochrony zdrowia lub życia. Nie sprzedaję danych i nie wykorzystuję ich do reklamy behawioralnej.

Prośbę o termin i korespondencję, które nie prowadzą do zawarcia umowy, przechowuję nie dłużej niż 6 miesięcy od ostatniego kontaktu. Dane w Cal.com usuwam nie później niż 6 miesięcy po ostatnim spotkaniu albo zamknięciu niezrealizowanej prośby, chyba że ich dalsze zachowanie jest konieczne ze względu na trwający spór lub obowiązek prawny.

Potwierdzenie warunków, oświadczenia i korespondencję umowną przechowuję przez okres współpracy, a następnie do końca okresu, w którym klient lub administrator może dochodzić roszczeń — zwykle nie dłużej niż 6 lat od końca roku, w którym umowa została wykonana lub zakończona. Okres może się wydłużyć, jeśli bieg przedawnienia zostanie przerwany albo trwa postępowanie.

Dokumenty księgowe i fakturowe przechowuję przez okres wymagany przepisami podatkowymi, zasadniczo 5 lat liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Minimalną dokumentację psychologiczną przechowuję przez czas współpracy i nie dłużej niż jest to potrzebne do ciągłości konsultacji, obowiązków zawodowych oraz ochrony przed roszczeniami; jeżeli przepisy nie nakazują dłuższego okresu, maksymalnie do końca właściwego okresu przedawnienia roszczeń.

Nie tworzę własnego archiwum logów ruchu na stronie. Jeżeli pobiorę dane diagnostyczne dostępne w Cloudflare w celu zbadania incydentu, usuwam roboczą kopię po wyjaśnieniu sprawy, nie później niż po 30 dniach, chyba że jest potrzebna jako dowód incydentu lub roszczenia. Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub nieodwracalnie anonimizowane.

Podanie danych jest dobrowolne, ale imię, adres e-mail, wybrany termin, potwierdzenie pełnoletności i pobytu w Polsce oraz dane potrzebne do płatności są konieczne do zawarcia i wykonania umowy. Dane do faktury są potrzebne, jeżeli prosisz o jej wystawienie. Nie podejmuję wobec klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu ani nie profiluję ich.

Ograniczam zakres zbieranych danych, dostęp do nich i liczbę używanych systemów. Dokumentacja psychologiczna jest oddzielona od kalendarza i korespondencji organizacyjnej, a linki do spotkań nie są publikowane. Dostęp do systemów powinien być zabezpieczony unikalnymi hasłami i uwierzytelnianiem dwuskładnikowym wszędzie tam, gdzie dostawca je udostępnia. Proszę korzystać z prywatnego urządzenia i nie przesyłać szczegółów zdrowotnych zwykłym e-mailem lub SMS-em.